Değişim, yalnızca evlerimizi, çevremizi, otomobillerimizi etkilemiyor.

Özellikle bilgisayar teknolojisindeki 50 yıllık baş döndürücü gelişim ve büyüme; iletişim yöntemleri ve ofis kültürü üzerinde gözardı edilemez genişlikte bir değişimi ve dönüşümü beraberinde getirmiş durumda. Bilgisayarlarımız ve network sistemlerimiz, iş yaşantımızın olmazsa olmazları haline geldi. Bu yeni çalışma biçimi; gerek zaman, gerekse mekan kullanımı konusunda bir takım avantajları içermekte.

Elektronik alt yapılara dayalı çalışma yöntem ve sistemlerinin, gerektiğinde ofis dışında çalışmanın kolaylaşması, eve iş götürmek için dosyaları kucaklamanın gerekmemesi bir

yana; kağıt kullanımını azaltması, dosya transferlerini hızlandırması benzeri artıları var. Kayıtlara ulaşmak, araştırma yapmak, yeni bir döküman hazırlamak için kalın evrak dosyaları, arşiv depolarının tozlu rafları arasında kaybolmak durumunda değiliz artık. Olabildiğince e-tabanlı veri sistemlerinin kullanılması, zaman ve mekan verimliliğinin yanında, kağıt kullanımını minimize etmesi ile doğayı da daha az zorlamamızı sağlıyor eskiye oranla.

E-çözüme dayalı işler, E-imza'lı evraklar demek...

Eskiden birinin masasında olan dosyalara ve evraklara bakarak iş yoğunluğunu, çalışma biçimini, dağınık ya da düzenli bir çalışan olduğunu kestirmek söz

konusu olabilirdi. Gün geçtikçe yaygınlaşan e-tabanlı çalışma yöntemleri;

artık herşeyi bilgisayarlarımızın, ortak paylaşım alanlarımızın, e-mail'lerimizin içine sıkıştırmaya başladı. Bu da daha kısa sürede, daha çok dosyayı paylaşabilme, inceleyebilme, gerektiğinde transfer edebilme anlamına geliyor doğal olarak. Yazıya dökülmesi gereken veriler, düşünceler, yeni kayıtlar her geçen gün yaygınlaşan bir biçimde bilgisayar hafızalarında, web sunucular üstünde oluşturuluyor, saklanıyor.

Bu gelişmelerin çok sayıda avantajının yanısıra, hemen her konuda olduğu üzere bazı riskleri de var elbet. Bu risklerin en can alıcı olanı da, güvenlik riskleri ve açıkları şüphesiz. Şirketlerin personel bilgilerinden finansal tablolarına, yeni projelerinden bilgi birikimlerine dek hemen herşeylerinin e-sayfalarda tutulmasından kaynaklı güvenlik risklerinden söz etmek mümkün. Bu riskleri azaltabilmek, tümden ortadan kaldırabilmek için yeni ve daha etkin güvenlik kalkanları geliştiriliyor, yeni süreçler ekleniyor günden güne. Özellikle e-işlemlerinin yoğun olarak gerçekleştiği finans kurumları ve bankalar, gerek kendi, gerekse müşteri güvenliğini sağlayabilmek için yoğun çalışmalar yürütmekteler. Dijital sistemler kullanılarak yapılan işlemlerin yoğunlaşarak yaşantımıza girmesi, bazı evrakların imzalanması konusunda da

yeni bir çözüm geliştirilmesini gerekli kılmakta. Bunun yolu da, dijital tabanlı dosyaların, talimatların vs. e-imza kullanılarak onaylanması şeklinde bulunmuş durumda. Geleneksel dosyalama sistemlerinin ortadan kalkması ile doğru orantılı olarak ıslak imza kullanımının da azalması, dijital tabanlı evrak ve kayıtların e-imza kullanımına açılması kaçınılmaz bir sonuç elbette.

Kağıtsız ofis ve çalışma biçimlerine en canlı örneği buradan verebiliriz kolaylıkla: Bilinen yöntemlerle belki çokça sayfanın harcanmasına, bir dolu dosyanın arasından bilgilerin aranmasına yol açabilecek okumakta olduğunuz bu yazı, kağıtla hiçbir temas olmaksızın hazırlanmış durumda. Bu da; daha az zaman, daha az enerji harcamak, bütün bir günü bir yazı hazırlamak için harcamak yerine; çok daha etkin biçimde kullanabilmek demek.