Kağıtsız ofis ortamına yönelen iş dünyasında her türlü hukuki dokümanın da elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması gereği doğdu. Bu gereği yerine getirmek için en önemli adım ıslak imzanın yerini tutabilen elektronik imzanın yasallaşmasıyla mümkün kılındı. Elektronik imza; gelişmiş ülkelerde (ABD ve AB ülkeleri) 4 yıl kadar önce, Türkiye'de ise geçtiğimiz sene hayata geçti. Dünyada Fortune 500'e dahil olan şirketler (ADP, BMW, Geico, vb.), hükümet kurum ve kuruluşları e-imzayı aktif şekilde iş süreçlerinin içine aldı.

Elektronik imza, temel olarak kimlik doğrulama amacıyla elektronik platformdaki belgelere eklenen bir veri. Elektronik imzanın farklı formları var:

·    Kağıt üzerindeki imzanın tarama veya dijital fotoğrafının çekilmesi yoluyla bilgisayara aktarılması,

·    Elektronik kalemle, doğrudan elektronik ortam üzerinde atılan imzalar,

·    Teknoloji kullanımının derecesine bağlı olarak ses, yüz tanıma gibi biyometrik yöntemler.

·    Dijital (sayısal) imza ise, imzalanan metne göre farklılık gösteriyor. Burada kişilerin elle attıkları imzada olduğu şekilde tek imza yerine, imzalamada kullanılan anahtarlar yer alıyor.

Türkiye'de Elektronik İmza

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda yer alan şekliyle elektronik imza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi tanımlar. Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur.

Elektronik imza kullanıcılara üç temel özellik sağlamaktadır:

Veri Bütünlüğü - Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önlemek,

Kimlik Doğrulama ve Onaylama - Mesajın ve mesaj sahibinin iletiminin geçerliliğini sağlamak,

İnkar Edilemezlik - Bireylerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkar etmelerini önlemek.

Elektronik İmzanın Uygulama Alanları

Elektronik imza; bankalar ve finans kurumları, şube ağına sahip sigorta şirketleri, kamu kurum ve kuruluşları, holdingler ve diğer büyük şirketler, üniversiteler, yüksek iletişim ve bilgi güvenliği gereksinimi olan organizasyonlar başta olmak üzere orta ve uzun vadede yaygın bir uygulama alanı bulabileceği değerlendirilmektedir.

Uça: "Elektronik imza, zamansal ve fiziksel engelleri ortadan kaldırıyor"

E-imza kullanımı, bütün bu sektörler dışında kobilerde de görülüyor artık. IK sektöründe ise, teknolojik yaklaşımlara öncülük eden DATASSIST Bordro Servisi de elektronik imzayı kullanmaya başladı. Elektronik imzayı neden tercih ettiklerini sorduğumuz Datassist Genel Müdürü Ayşe N. Uça, şirket olarak teknolojiyi her zaman yakından tercih ettiklerinin altını çizdi ve şöyle devam etti:

"Datassit, her zaman yenilikleri ve teknolojiyi yakından takip eden bir şirket oldu. Amacımız, hizmet verdiğimiz kuruluşlara yeni açılımlar getirmek ve onların sistemlerine seri olarak entegre olabilmek. Bütün bunları yaparken de İş Kanunu'nun gerekleri bizim için esas teşkil ediyor.

İşte bu esaslardan biri, çalışanlardan, bordrolarını gördüğünün ve teslim aldığının ispatı olarak imza almak. İş Kanunu'nda ispat yükümlülüğü işverene ait olduğundan, bordroların imza karşılığı teslimi de yine işverenin sorumluluğunda. Bu yasal zorunluluk, zaman zaman fiziksel şartların uygun olmaması nedeniyle işverenleri ve insan kaynakları birimlerini sıkıntıya düşürebiliyor. Özellikle çok çalışanlı ya da farklı birkaç lokasyonda faaliyet gösteren şirketlerde bordro teslimi ve teslim sırasındaki imza alımı zor oluyor. Alınan imzalı nüshaların düzenli olarak saklanması bazı şirketlerda sorun yaratabiliyor. Halbuki elektronik imza zamandan tasarruf sağladığı gibi; lokasyon farklılıkları, çalışan sayısının çokluğu, arşivlemeden kaynaklanan sıkıntılar vs. gibi fiziksel engellerden kaynaklanan sorunları ortadan kaldırıyor."

Elektronik İmza Uygulamaları

Gerek kamusal, gerekse ticari alandaki muhtemel elektronik imza uygulamaları arasında aşağıdakiler sayılabilir:

Kamusal Alandaki Uygulamalar

·    Her türlü başvurular (ÖSS, KPSS, LES, pasaport vb.)

·    Kurumlar arası iletişim (Emniyet Müdürlükleri, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Müdürlükleri vb.)

·    Sosyal güvenlik uygulamaları

·    Sağlık uygulamaları (Sağlık personeli - hastaneler - eczaneler)

·    Vergi ödemeleri

·    Elektronik oy verme işlemleri

Ticari Alandaki Uygulamalar

·    İnternet bankacılığı

·    Sigortacılık işlemleri

·    Kağıtsız ofisler

·    E-Sözleşmeler

·    E-Sipariş

Elektronik İmzanın Hukuki Sonuçları

Elektronik İmza Kanunu'nda; güvenli elektronik imza, elle atılan imzaya eşdeğer kabul edilmiş ve elektronik imza ile oluşturulmuş verilerin senet hükmünde olacağı belirtilmiştir. Ancak kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmelerinin güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemeyeceği hükme bağlanmıştır. Diğer bir deyişle, kanunların merasimi ya da üçüncü tarafların şahitliğini gerek gördüğü emlak alım satımı, veraset ve intikal, evlenme gibi işlemler elektronik imza ile gerçekleştirilememektedir.

Beklenti: Elektronik İmzanın Türkiye'de Yaygınlaşması

Elektronik imza, e-devlet bünyesinde çeşitli devlet kuruluşlarında yürütülmeye başlandı.

TÜBİTAK, TürkStat ve e-Güven, kamuya e-imza konusunda hizmet veriyor.

Önümüzdeki birkaç yıl içinde ise, birçok proje ile yaygınlaşması bekleniyor: Kamu İhale Kurumu e-ihale sistemi, e-devlet ana kapısı, e-ticaret defterler, e-fatura, e-trafik ve tescil belgeleri, e-iş ve işçi bulma platformu, e-sınav uygulaması, e-belge projesi, e-sosyal güvenlik bilgi sistemleri, e-ticaret sicili, e-ulusal yargı ağı projesi vb.

Yeni çıkarılacak Ticaret Yasası'yla, e-ticari defterler, e-fatura, e-konşimento, e-arşivleme, e-sigorta poliçesi, e-taşıma senedi, e-genel kurul-yönetim kurulu, halka açık şirketlerde genel kurulun e-ortamda yapılma zorunluluğu gibi birtakım hükümler yürürlüğe girecek. Bu önemli yenilikler, e-imzanın önünü açacak nitelikte uygulamalar olarak görülüyor.