Kağıtsız ofis, minimum kağıdın kullanıldığı ve tüm dokümantasyonların dijital formatta oluşturulduğu bir iş ortamı. Kağıtsız ofis fikri, Silikon Vadisi'nde birkaç teknoloji şirketinin kağıdı video kaset gibi demode bulmasıyla ortaya çıkmış. Yeni çağın gereği teknolojik çözümlerle veri paylaşımı, dokümantasyon ve arşivleme tekniklerinin oluşturulması; kağıt tüketimini en aza indirerek hız, tasarruf ve kolaylık sağlamakta. Kağıtsız çözümlerin benimsenmesiyle şirketler; verim artışı, maliyet tasarrufu, yer kazanma, kolay bilgi paylaşımı ve kağıt tüketiminin doğaya etkilerini azaltma konusunda avantaj sağlıyor.

Bu nedenlerin yanı sıra, güvenli bir altyapı altında verileri bilgisayarda tutmanın; kayıt altına alma, dosyalama, arşivleme, aranan bilgiye kolay erişim gibi iş sürecine katkıları da mevcut.

Kağıtsız ofis; fotoğrafların, mühendislik planlarının, mikrofişlerin ve diğer kağıt bazlı dokümanların dijital ortama aktarılmasıyla gerçekleşiyor. Kağıda gereksinimi ortadan kaldıracak dijital faks ve tarama araçlarıyla kurulan network sayesinde, hem direkt bilgi ve doküman paylaşımı dijital olarak yapılabilir, hem de kağıt formatında ulaşan dokümanların kayıt altına alınması ve dosyalanması dijital ortama taşınmış oluyor.

Kağıtsız Ofisin Avantajları

- Kağıt tüketimin doğaya zararlarını minimum hale getirmek,

- Kağıt bazlı dokümantasyondan kaynaklanan maliyeti (kağıt harcama, personel, arşivleme alanı vs.) düşürmek,

- Hızlı ve kolay bilgi paylaşımı sağlamak (Müşteri, tedarikçi, kullanıcı vs. ile iletişim kolaylığı ve hızı),

- Servis kalitesini yükseltmek .

Kağıtsız Ofisin Dezavantajları

- İş prosedürleri ve/veya hükümet düzenlemelerinin tamamen aynı paralelde gelişmemesi,

- Dokümanı alacak müşteri, tedarikçi veya distribütörlerin dijital formatı alma ve okuma altyapılarının uyumunda oluşan eksiklikler,

- Dijital dokümanların geleceğinin belirsizliği (korunabilirlikte soru işaretleri),

- Güvenlik/Gizlilik problemi (Bilgilerin güvenliğini ve gizliliğini koruyacak sistemlerin geliştirilmesinin tamamlanması ve bu sistemlerin şirketlerin altyapısına entegre edilmesi son derece önemli).

Kağıtsız Ofise Geçişteki Başarı Öyküleri

Sigorta Sektörü

New Hampshire eyaletinde bir sigorta şirketi olan Minuteman Group, kağıtsız ortama geçebilmek için büyük bir organizasyon olmaya veya büyük bir teknoloji yatırımına gerek olmadığını kanıtlıyor.

Minuteman'a gelen her kağıt taranıyor ve spesifik iş dosyalarına kaldırılıyor. Çalışanlar, doküman arama işlemine gerek olmadan, kendi bilgisayarlarından gerekli tüm bilgiye ulaşabiliyorlar. Dokümanları e-mail veya faks yoluyla paylaşmaları bilgisayarlarından bir tuşla gerçekleşiyor. Tüm müşteri ilişkileri, bu yöntemle daha kolay ve verimli bir şekilde ilerliyor.

Turizm sektörü

Florida eyaletinde yedi lüks arazide bulunan Rosen Hotel'leri; doküman merkezli proses konusunda uzmanlaşmış yazılım şirketi Captaris Inc. ile doküman yönetim sistemleri için en büyük bağımsız kanalı IKON Ofis Çözümleri'nin sunduğu teknolojiyle kağıtsız ortama geçmek için adım atmıştı.

Rightfax ile network faks servisleri, Microsoft Exchange, Cisco Call Manager ve Canon entegre ederek, merkezi bir doküman yönetimi sistemi oluşturdu. Bu entegre doküman yönetim sistemiyle, otel misafirlerinin deneyiminde verimlilik ve iletişim açısından iyileşme görüldü. Bu altyapı ile, Rosen Hotel'lerinin beraber çalıştıkları, Provinsure sigorta şirketi ve Millenium Technology Group (MTG) telekomünikasyon ve bilgi işlem şirketi arasında rezervasyon konfirmasyonları ve banket siparişleri gibi birçok farklı evrak paylaşımı gerçekleşti.

Medikal Sektörü

Ameliyat sonrası hastaların mobilitesini arttıran fizik tedavi araçları üreten Kinex medikal firması; 75 personeli ve 125 distribütörüyle, 23 eyalette faaliyet gösteriyor.

Kinex Medikal, kağıtsız bir işleyiş ve aranabilen doküman portalı sayesinde, elemanlarına ve distribütörlerine çeşitli avantajlar sağladı ve yılda 375,000 USD tasarruf etti