Video telekonferans toplantı, seminer ve konferansları yürütmek için etkin bir iletişim aracı. Çalışanları ve yöneticileri biraraya getirerek, karşılıklı konuşma ve tartışma ortamı yaratıyor. Interaktif telekomünikasyon teknolojilerinden oluşan video telekonferans sistemi iki veya daha fazla konumdan simultane bir şekilde görsel ve işitsel iletim ile çalışıyor.Görsel işbirliği de adı verilen toplantı ve konferans sistemi aynı ortamda olmaksızın efektif toplantılar yapmayı mümkün kılıyor.

Dünyada Videokonferans Uygulamaları

Video konferansın ilk uygulamaları 1970'lerde görünse de, çok masraflı bir yöntem olduğundan ve o zamanın teknolojisinin sınırlamaları (yavaş video görüntüleme, düşük resim kalitesi vb..) dolayısıyla tercih edilmedi. 1980'lerde ISDN gibi dijital telefon iletim ağlarının kurulmasıyla sıkıştırılmış video ve ses iletimi gerçekleşmeye başladı. 1990'larda ise yüksek maliyetli ekipman, yazılım ve network zorunluluklarından toplumun daha kolay ulaşabileceği standart teknolojilerle ve uygun maliyetlerle kullanımı yaygınlaştı. 1998'deki Kış Olimpiyatlarında açılış töreni Japonya'nın Nagano kentinden Orkestra Şefi Seiji Ozawa Beethoven'ın 9. Senfonisini eş zamanlı olarak video konferans sayesinde beş kıtadan yönetti.

Topluma etkisi

Hızlı internet bağlantısı ve video görüntüleme teknolojileri makul fiyatlara indi.  Kişisel video telekonferans sistemleri (webcam, bilgisayar, yazılım kompresyonu ve broadband Internet bağlantısı) genel toplum tarafından satın alınır hale geldi. Bunun yanı sıra, videokonferans için kullanılan teknoloji kalitesi gelişti ve fiyatlar düştü.

Video Konferansın Kullanıldığı Alanlar

İş Dünyası

Çalışanları ve yöneticileri bir araya getirmek için en maliyeti düşük araç. Kullanıldığı alanlar:

·    Kurumsal Seviye: Yönetim toplantıları

·    İnsan Kaynakları: İş görüşmeleri

·    Müşteri Hizmetleri: Teknik açıdan kompleks ürünlerin problem gidermesinde eksperlere ulaşım

·    Satış: Sunumlar ve ürün ve servislerin demo'ları

·    Tasarım: Takımlar arası işbirliği

·    Danışmanlık: Satıcı-müşteri ilişkileri

·    Çalışan Toplantıları: Periodik olarak düzenlenen, saha ve ofis çalışanları arası koordinasyonu güçlendirme.

Eğitim

Uzaktan eğitim (e-eğitim) video telekonferansında yaygınlaşmasıyla öğrenci-öğretim görevlisi arasındaki etkileşim artıyor, öğrenme deneyimi zenginleşiyor. Çift yönlü iletişim platformu sayesinde, öğrenciler katılımcı olarak eğitim alıyorlar. Öğretim üyesi ve konuşmacılar dünyanın her yerinden uzmanlar sanal sınıfa getirilip, öğrencilerin eğitimine katkıda bulunabilirler. Öğrenciler de kültür, din, dil ve etnik kimlik anlamında çeşitliliği sayesinde birbirlerinden etkileşme fırsatı bulurlar.

Sağlık

Farklı branşların görüşünü almak adına yapılan konsültasyonlar telekonferans ile sadece aynı hastane, şehir veya ülke ile sınırlı kalmayıp, tüm dünyadaki experlere ulaşmak mümkün oluyor. Teşhis, medikal görüntülemelerin iletimi, konsültasyon gibi alanlarda video konferans uzmanların işlerini kolaylaştıran bir araç. Bu teknolojiyi kullanan hastalar ise hemşire ve hekimlere acil veya rutin kontrol için ulaşabilir ve sorular yöneltebilirler. Özellikle büyük şehirlerden uzak yerlerde video konferansla gerçekleşebilecek teşhisler hayat kurtarmayı amaçlar.

Dijital kamera, video endoskopi, medikal ultrason görüntüleme araçları ihtiyaca göre video telekonferans ekipman ile entegre edilebilir.

Güvenlik

Güvenlik kameraları video telekonferans kameraları sisteminin benzeri. Birçok güvenlik şirketi, apartman ve işyeri kompleksleri güvenlik kameraları sayesinde korunuyor ve olan biteni kaydediyor.

Ticari Telekonferans Sistemleri

Kurumsal müşteriler için tasarlanmış video telekonferans sistemleri sıklıkla telekonferans yapan şirketlere ihtiyaçları doğrultusunda çözüm sistemleri sunuyor. Mikrofonlar, hoparlörler, monitörler, kameralar, network'lerden oluşan sistemler Cisco, Telanetix, Tandberg, ve Polycom tarafından üretiliyor. Gerçek boyuta uygun videolar, kullanıcı dostu arayüzler, ve simultane iletim sayesinde karşılıklı toplantı deneyimine yakın bir ortam oluşturmak amaçları.

İnsan faktörü ticari telekonferans sistemlerinde ön planda. Görsel işbirliği de adı verilen bu sistemlerde kişilerarası iletişim, katılımcıların gerçek boyutta canlı görüntüleri, göz kontağı, geliştirilmiş video kalitesiyle birleşiyor ve toplantı katılımcılarına birebir yapılan görüşmelere benzer bir deneyim sağlıyor.

Ticari Telekonferans Sistemlerinin Avantajları

·    Ne zaman ihtiyaç duyulursa, müşteri, ortak veya iş arkadaşıyla yüzyüze konuşma şansı

·    Hızlı karar alarak zaman kaybını önleme

·    Sınırlı kaynakları en verimli ve doğru şekilde kullanma

·    Uzaklıkları ve kültür farklılıklarını aşacak şekilde güven, anlayış ve ilişki oluşturma

·    Daha sık interaksiyon

·    Doğa dostu organizasyon - efektif teknoloji ve az seyahat

Web Bazlı Video Telekonferans

Web bazlı servisler video telekonferans sistemini daha yaygın hale getiriyor. Hem ekipman ve yazılım yönünden yatırım gerektirmiyor, hem de aylık üyeliklerle talep üzerine servisten yararlanmayı mümkün kılıyor.  Özellikle satış, satış ve teknik destek, eğitim ve pazarlama alanlarında uygulamalarıyla müşterilerine iş çözümleri sunuyor.  

Cisco'nun bir kardeş şirketi olan WebEx, Toplantı Merkezi ile gerçek zamanlı bilgi, uygulama, ses ve video paylaşımı yapılabilen yüzyüze toplantılara olanak veriyor

Satış Merkezi, satış analizi ve raporlama yapılabilen bir sanal ortam, Eğitim Merkezi, e-eğitime zemin hazırlayan uygulamalarıyla eğitimcilere yardımcı oluyor, Destek Merkezi teknik problemleri tanımlama, çözümleme ve izleme konusunda çözümler üretiyor. Web Ofis, küçük şirketlere, doküman yönetimi, grup ajandası, vertabanı yönetimi, görev yönetimi gibi işlevler sunuyor.

Web Bazlı Video Konferans Sistemlerinin Yararları

·    Her şirketin ihtiyacına göre telekonferans çözümleri geliştirmek mümkün

·    WebEx sistemini kullanabilmek için gereken sadece standart web tarayıcı ve telefon bağlantısı

·    Her türlü kaynağa, veriye ve kişiye bu sistem üzerinden ulaşabilinir

·    Grup çalışmasını daha etkin hale getirir

·    Internet üzerinden verimli toplantılara olanak sağlar

·    Kişi kendi bilgisayarına herhangi bir bilgisayardan ulaşılabilir

·    Teknik sorunlar daha hızlı giderilebilir

·    Internet üzerinde ofis alanı yaratılabilir